Hinweise zur Datenverarbeitung

Im Rahmen meiner Amtstätigkeit muss ich, Notar Hans-Joachim Haake, personenbezogene Daten erheben, speichern, verwenden und in einem gewissen Umfang an Dritte weiterleiten. Im Folgenden weisen wir Sie zur Erfüllung unserer Informationspflicht nach Art. 13 und 14 DSGVO auf die Datenverarbeitung hin und belehren über Ihre Rechte als Betroffene.

I. Kontaktdaten des für die Datenverarbeitung Verantwortlichen sowie des betrieblichen Datenschutzbeauftragten

Verantwortliche für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bin ich, Notar Hans-Joachim Haake. Sie können sich für alle Datenschutzanfragen an folgende Adresse wenden:

Kanzlei Haake  
Bovermannstraße 2a  
44141 Dortmund  
Deutschland  
Telefon: +49 (0)231/550050  
Telefax:  +49 (0)231/550055  
E-Mail:   notar@kanzlei-haake.de

II. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten sowie Art und Zweck und deren Verwendung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir von Ihnen oder einem von Ihnen beauftragten Dritten (z. B. Rechtsanwalt, Steuerberater, Makler, Kreditinstitut) erhalten, wie z. B.

• Daten zur Person, z. B. Vor- und Zuname, Geburtsname, Geburtsdatum und Geburtsort, Staatsangehörigkeit, Familienstand; im Einzelfall Ihre Geburtenregisternummer;
• Daten zur Kontaktaufnahme, wie z. B. postalische Anschrift, Telefon- und Fax-Nummern, E-Mail-Adresse;
• bei Grundstücksverträgen Ihre steuerliche Identifikations-Nummer;
• in bestimmten Fällen, z. B. bei Eheverträgen, Testamenten, Erbverträgen oder Adoptionen, auch Daten zu Ihrer familiären Situation und zu Ihren Vermögenswerten sowie ggf. Angaben zu Ihrer Gesundheit oder anderen sensiblen Daten, z. B. weil diese zur Dokumentation Ihrer Geschäftsfähigkeit dienen;
• in bestimmten Fällen auch Daten aus Ihren Rechtsbeziehungen mit Dritten wie z. B. Aktenzeichen oder Darlehens- oder Konto-Nummern bei Kreditinstituten.

Außerdem verarbeiten wir Daten aus öffentlichen Registern, z. B. Grundbuch, Handels- und Vereinsregistern.

Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen unserer gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Nach § 5 (4) Dienstordnung für Notarinnen und Notare (DONot) gelten für die Aufbewahrung von notariellen Unterlagen folgende Aufbewahrungsfristen:

• Urkundenrolle, Erbvertragsverzeichnis, Namensverzeichnis zur Urkundenrolle und Urkundensammlung einschließlich der gesondert aufbewahrten Erbverträge (§ 18 (4) DONot): 100 Jahre,
• Verwahrungsbuch, Massenbuch, Namenverzeichnis zum Massenbuch, Anderkontenliste, Generalakten: 30 Jahre,
• Nebenakten: 7 Jahre; der Notar kann spätestens bei der letzten inhaltlichen Bearbeitung schriftlich eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmen, z. B. bei Verfügungen von Todes wegen oder im Falle der Regressgefahr; die Bestimmung kann auch generell für einzelne Arten von Rechtsgeschäften wie z. B. für Verfügungen von Todes wegen, getroffen werden.

Nach Ablauf der Speicherfristen löschen wir Ihre Daten bzw. vernichten die Papierunterlagen, sofern wir nicht nach Artikel 6 (1) Satz 1 lit. c DSGVO auf Grund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus Handelsgesetzbuch, Strafgesetzbuch, Geldwäschegesetz oder der Abgabenordnung) sowie berufsrechtlicher Vorschriften zum Zweck der Kollisionsprüfung zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind.

Als Notar bin ich Träger eines öffentlichen Amtes. Ich übe mein Amt in Ausübung öffentlicher Gewalt sowie im öffentlichen Interesse aus, dass in der geordneten und vorsorgenden Rechtspflege liegt (Art. 6 (1) Satz 1 lit. e der DSGVO).

Ihre Daten werden ausschließlich verarbeitet, um die von Ihnen und ggf. weiteren an einem Geschäft beteiligten Personen begehrte notarielle Tätigkeit entsprechend unserer Amtspflichten durchzuführen, also etwa zur Erstellung von Urkundsentwürfen, zur Beurkundung und dem Vollzug von Urkundsgeschäften oder zur Durchführung von Beratungen. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt daher immer nur auf Grund der für mich geltenden berufs- und verfahrensrechtlichen Bestimmungen, die sich im Wesentlichen aus der Bundesnotarordnung und dem Beurkundungsgesetz ergeben. Aus diesen Bestimmungen ergibt sich für mich zugleich auch die rechtliche Verpflichtung zur Verarbeitung der erforderlichen Daten (Art. 6 (1) Satz 1 lit. c DSGVO). Eine Nichtbereitstellung der von mir bei Ihnen angeforderten Daten würde daher dazu führen, dass wir die (weitere) Durchführung des Amtsgeschäfts ablehnen müsste.

III. Weitergabe von Daten an Dritte

Als Notar unterliegen ich einer gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht. Diese Verschwiegenheitspflicht gilt auch für meine Mitarbeiter und von mir beauftragten Personen.

Wir dürfen Ihre Daten daher nur weitergeben, wenn und soweit wir dazu im Einzelfall verpflichtet sind, z. B. auf Grund von Mitteilungspflichten gegenüber der Finanzverwaltung, oder an öffentliche Register wie dem Grundbuchamt, Handels- oder Vereinsregister, Zentralen Testamentsregister, Vorsorgeregister, den Gerichten wie dem Nachlass-, Betreuungs- oder Familiengericht oder Behörden. Im Rahmen der Standes- und Dienstaufsicht sind wir unter Umständen auch zur Erteilung von Auskünften an die Notarkammer oder unsere Dienstaufsichtsbehörde verpflichtet, die wiederum einer amtlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegt.

Ansonsten werden Ihre Daten nur weitergegeben, wenn Sie uns hierzu beauftragen oder die Weitergabe beantragt haben. Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in Drittländer erfolgt nur auf besonderen Antrag von Ihnen oder wenn und soweit ein Urkundsbeteiligter in einem Drittland ansässig ist.

IV. Betroffenenrechte

Sie haben das Recht:

• eine Auskunft darüber zu verlangen, ob wir personenbezogene Daten über Sie verarbeiten, wenn ja, zu welchen Zwecken wir die Daten und welche Kategorien von personenbezogenen Daten wir verarbeiten, an wen die Daten ggf. weitergeleitet wurden, wie lange die Daten ggf. gespeichert werden sollen und welche Rechte Ihnen zustehen.
• unzutreffende, von uns gespeicherte, personenbezogene Daten die Sie betreffen berichtigen zu lassen. Ebenso haben Sie das Recht, einen bei uns gespeicherten unvollständigen Datensatz ergänzen zu lassen.
• Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern ein gesetzlich vorgesehener Grund zur Löschung vorliegt (vgl. Art. 17 DSGVO) und die Verarbeitung Ihrer Daten nicht zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung oder aus anderen vorrangigen Gründen im Sinne der DSGVO geboten ist.
• von uns zu verlangen, dass wir Ihre Daten nur noch eingeschränkt, z. B. zur Geltendmachung von Rechtsansprüchen oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses, verarbeiten, während wir beispielsweise Ihren Anspruch auf Berichtigung oder Widerspruch prüfen, oder ggf. wenn wir Ihren Löschungsanspruch ablehnen (vgl. Art. 18 DSGVO).
• der Verarbeitung zu widersprechen, sofern diese erforderlich ist, damit wir unsere im öffentlichen Interesse liegenden Aufgaben wahrnehmen oder unser öffentliches Amt ausüben können, wenn Gründe für den Widerspruch vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.
• sich mit einer datenschutzrechtlichen Beschwerde an die Aufsichtsbehörden zu wenden. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist die:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Nordrhein-Westfalen
Postfach 20 04 44
40102 Düsseldorf
Telefon: 0211/38424-0
Telefax: 0211/38424-10
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de

Die Beschwerde kann unabhängig von der Zuständigkeit bei jeder Aufsichtsbehörde erhoben werden.